Zeit ist Erfolg

In Kooperation mit Hesse/Schrader – Büro für Berufsstrategie www.berufsstrategie.de

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Du kennst es vielleicht noch aus der Schule – die Hausaufgaben liegen ungelöst in der Tasche und eine Stunde vor dem Unterricht geht der Stress los… Im Job und vor allem in der Ausbildungszeit solltest Du deine Zeit besser organisieren. Denn es hängt nicht nur dein eigenes berufliches Weiterkommen davon ab, oft arbeitest Du eng mit Kollegen, Kunden und dem Chef zusammen. Die Zeitplanung spielt dabei eine große Rolle. Viele Menschen im Berufsleben plagen daher Fragen wie: Wer beherrscht wen? Die Zeit mich oder umgekehrt? Häufig entsteht eine unnötige Belastung, die man mit einem bewussten Zeitmanagement vermeiden kann. Denn: Zeit „sparen“ meint eigentlich – Zeit besser nutzen!

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Definiere deine Ziele und handle strategisch

Weißt Du, was dir im Leben wichtig ist? Hast Du konkrete Ziele und weißt Du, was Du selbst tun kannst, um diesen Zielen ein Stückchen näher zu kommen? Damit Du deine Zeit optimal für die Dinge nutzen kannst, die dir wichtig sind, solltest Du dir ein paar grundsätzliche Fragen stellen. Schaue auf das, was Du willst, was deine „Antreiber“ im Hintergrund sind und es wird dir leichter fallen, Ziele oder Pläne zu formulieren und in die Tat umzusetzen. So lernst Du auch deine Motivation kennen, warum Du bestimmte Dinge nicht anpackst und andere immer sofort leistest.

Ein entscheidender Punkt für erfolgreiches Zeitmanagement ist, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Das heißt, kümmere dich zuerst um das, was wirklich wichtig und dringend ist. Wichtig ist das, was dich in deinen langfristigen Zielen voran bringt, z. B. die Entwicklung einer Strategie. Dringend sind Tätigkeiten unter Zeitdruck oder sofort zu erledigende Aufgaben wie Telefonate.

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Eisenhower-Methode: Die Kunst, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen

Die nach dem gleichnamigen US-Präsidenten benannte „Eisenhower-Methode“ unterscheidet vier Kategorien von Aufgaben:

  • Aufgaben, die wichtig und eilig sind.
    Gib diesen Aufgaben die größte Priorität und beginne sofort damit. Sorge dafür, während der Erledigung dieser Aufgaben nicht gestört zu werden.
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind.
    Erstelle dir für diese Aufgaben einen realistischen Zeitplan und versuche, dich daran zu halten. Setz dir ein Jahresziel und unterteile dieses in Meilensteine: Was will ich in zwei Monaten, in vier, usw. erreicht haben? Überleg dir, was Du dafür in jeder Woche tun kannst. Schaffe dir für diese Aufgaben Freiräume in jeder Woche. Nimm dir Zeit für den Zeitplan.
  • Aufgaben, die unwichtig, dafür aber eilig sind.
    Delegiere diese Aufgaben oder erledige sie sofort bzw. „gebündelt“ zu einer bestimmten Zeit am Tag oder in der Woche (z. B. zwei Stunden am Vormittag E-Mails beantworten).
  • Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind.
    Delegiere diese Aufgaben oder bearbeite diese nur, wenn dir wirklich Zeit zur Verfügung steht.

Du kannst dir auch eine beliebige andere Hierarchie der Aufgaben zulegen und z. B. Kategorien von A (dringend, sofort erledigen) bis D (hat Zeit) vergeben. Wichtig ist nur, dass Du eine Methode findest, deine Aufgaben und deren Priorität festzulegen.

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Arbeiten nach Prioritäten

Nach dem so genannten Pareto-Prinzip – benannt nach dem italienischen Ingenieur Vilfredo Pareto – lassen sich ebenfalls Prioritäten setzen. Es besagt, dass sich 80 % des Ergebnisses bereits in 20 % Zeitaufwand erledigen lassen. Wenn Du jedoch alles hundertprozentig erledigt haben willst, musst Du für die restlichen 20 % des Ergebnisses mit den übrigen 80 % Zeitaufwand rechnen. Konzentriere dich daher auf die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben. Damit könntest Du unter Umständen in nur einem Arbeitstag in der Woche die Aufgaben erledigen, die wirklich wichtig sind und die dich langfristig voranbringen und dir den größten Stress bereiten.

Die Definition deiner Ziele ist hier die Basis für eine persönliche Zeitoptimierung. Schau dir deinen Terminplan an und überleg genau, wo deine Prioritäten liegen. Die Kunst, deine Zeit effizient zu nutzen, liegt darin, die Termine den Prioritäten anzupassen und nicht umgekehrt.

Dabei fällt eine wöchentliche Planung leichter als eine tägliche. Längerfristige Aufgaben können so besser eingearbeitet und verschiedene Lebensbereiche berücksichtigt werden. In der Woche sind bestimmte Tage eher für das berufliche Engagement vorgesehen und andere (wie das Wochenende) für Entspannung und Inspiration. Letzteres ist ein ganz wichtiger Aspekt für deine „Work-Life-Balance“, den Einklang zwischen beruflicher Leistung und Freizeit. Entspannungszeiten sind wichtig, um deine Motivation und Leistungsfähigkeit zu erhalten.

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Was Du heute kannst besorgen...

Klingt nach einem angestaubten Sprichwort, stimmt aber immer noch! Die Menschen, die etwas von heute auf morgen aufschieben, sind dieselben, die es bereits von gestern auf heute verschoben haben. Dies ist eine der Hauptursachen für Zeitnöte. Aufschieben stiehlt Zeit und hindert daran, etwas zu leisten. Es erhöht den Druck für den nächsten Arbeitstag und führt zu Stress. Dabei zeigen sich grundsätzlich zwei Typen: Zum einen die „Druckmacher“. Diesen Menschen fällt vor allen Dingen das Anfangen schwer. Sie warten, bis sich der Druck aufstaut und der Termin in immer bedrohlichere Nähe rückt: „Unter Druck kann ich besser arbeiten.“

Zum anderen die „Abbrecher“. Sie können eine Sache nur schwer zu Ende führen. Sie sind leicht zu begeistern, ehrgeizig und übermäßig engagiert. Ihre Regale stehen voll ungelesener Bücher und es fällt ihnen besonders schwer, auf dem Schreibtisch Ordnung zu halten. Gerne regen sie sich über „Wichtigtuer“ auf, die viel Wert auf vermeintlich nebensächliche Details in Arbeitsprozessen legen, erledigen aber ihre eigenen Aufgaben nicht.

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Bekämpfe deine Zeitfresser

Manchmal wundert man sich, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und obwohl Du den ganzen Tag beschäftigt warst, ist kaum etwas erledigt. Das Wenige hat deine ganze Zeit gefressen. Dies hängt oft mit der Arbeitsorganisation zusammen, kann aber auch andere Ursachen haben:

  • Du wusstest nicht so recht, was Du tun und womit Du anfangen solltest.

Du hast deine Ziele und Prioritäten nicht klar genug gesetzt. Mach dir noch einmal bewusst, was Du wann und wie erreichen willst. Erstelle eine Reihenfolge.

  • Du hast versucht, zu viel auf einmal zu tun.

Bleib bei einer Aufgabe. Wenn sich andere Aufgaben aufdrängen, dann wäge ab, was wichtiger ist und ob Du nicht erst eine zu Ende führst. Fange nicht zu viel an, ohne etwas zu beenden.

  • Du bist zu ungeduldig und hastig.

Dabei denkst Du zu viel daran, dass etwas schnell erledigt werden muss, anstatt daran, wie Du es erledigst. Bleib konzentriert bei deiner Aufgabe. Dabei hilft es natürlich, wenn Du in etwa weißt, wie viel Du in welcher Zeit schaffen kannst. Achte mal bei dir selbst darauf.

  • Chaos am Arbeitsplatz.

Es ist klar: Wenn man alles liegen lässt, wo es gerade ist, sammeln sich mit der Zeit Haufen an und irgendwann weißt Du selbst nicht mehr genau, was wo liegt. Räum also regelmäßig auf, schaff dir feste Ablageplätze und leg dir ein System zu.

  • Die Koordination mit dem Chef oder den Kollegen hat mal wieder nicht geklappt.

Kommuniziere zielgerichtet. Glaub nicht, dass die Kollegen schon wissen werden, was Du willst. Glaub auch nicht, dass Du immer genau weißt, was deine Kollegen von dir wollen. Hör gut zu und triff klare Absprachen, auch mit deinem Vorgesetzen.

  • Du hast an Aufgaben gesessen, für die Du nicht der Fachmann bist.

Überlege, ob Du alles selbst erledigen musst. Das heißt nicht, dass Du die Arbeit abschieben sollst, aber möglicherweise ist jemand anderes darin besser und schneller. Überlege, ob sich Aufgaben sinnvoll delegieren lassen.

  • Du konntest mal wieder nicht Nein sagen.

Das ist zwar nett von dir, kann aber auch ein Problem werden. Wenn Du zusätzliche Aufgaben annimmst, solltest Du auch alles bewältigen können. Es hilft weder dir, noch deinem Chef oder den Kollegen, wenn Du deine Arbeit nicht schaffst. Überleg es dir deshalb vorher und gib nicht zu schnell eine Zusage.

  • Du wurdest ständig abgelenkt.

Schaff dir Freiräume, um in Ruhe zu arbeiten. Schau nicht alle 5 Minuten nach deinen E-Mails und beantworte nicht jede E-Mail sofort. Nach jeder Ablenkung brauchst Du mehrere Minuten, um dich wieder auf deine Aufgaben zu konzentrieren. Je öfter Du unterbrochen wirst, desto unkonzentrierter wirst Du und desto stärker zerfasert sich deine Arbeit. Trau dich auch, Kollegen mit Anfragen auf später zu vertrösten, weil Du erst einmal etwas zu Ende bringen musst.

  • Es hat so lange gedauert, alle Fakten zusammenzutragen.

Natürlich ist es wichtig, sich in seinem Arbeitsgebiet auszukennen. Aber mach keine Wissenschaft daraus. Denk daran, ein Ergebnis zu präsentieren. Überlege, ob es den Aufwand wert ist, jedes Detail in Erfahrung zu bringen.

Oft konzentriert sich ein Zeitproblem in genau diesem Missverhältnis zwischen einem gewünschten Ergebnis und dem dafür notwendigen Aufwand. Die zentrale Frage ist, wie viel Sie leisten müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Denken Sie an das Pareto-Prinzip und überlegen Sie, ob der Aufwand und das Ergebnis in angemessenem Verhältnis zueinander stehen.

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Gehe Schritt für Schritt zum Erfolg

Benutze die „Salami-Taktik“. Untergliedere deine Aufgaben in Teile, die Du bewältigen kannst. Beginne sofort mit der ersten Teilaufgabe. Setz dir für alle weiteren Teilaufgaben Termine für deren Erledigung. Die Portionierung der Aufgaben hilft sehr bei ihrer Bewältigung und lässt dir genug Energie für vorrangige Arbeiten. Unangenehme Dinge werden gern verschoben, bis sie drohen übermächtig zu werden. Lass dich nicht dazu verleiten. Es ist wichtig, Unangenehmes zuerst zu erledigen. Das lässt sich trainieren und schafft Luft für die nächsten Schritte.

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Nutze deine persönliche Leistungskurve

Man kennt das: Morgens noch schläfrig, am Vormittag fit, irgendwann plötzlich hundemüde, später wieder wach und so kann es mehrmals am Tag hin und her gehen. Jeder ist im Tagesverlauf persönlichen Hochs und Tiefs unterworfen. Dabei gibt es zwischen den Menschen Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede. Der absolute Leistungstiefpunkt liegt bei den Meisten gegen 4.00 Uhr morgens. Das muss aber nicht immer so sein. Es gibt die Abendtypen, die manchmal bis in die späte Nacht leistungsfähig sind, aber morgens schwer aus den Federn kommen. Das Gegenteil dazu sind die Morgentypen. Diese wachen auch ohne Wecker früh auf, sind tagsüber fit, ermüden aber abends früher.

Die meisten Menschen wissen, welchem der beiden Typen sie eher angehören, doch diese Zweiteilung ist für ein gutes Zeitmanagement noch zu grob. Wenn Du deine persönliche Leistungskurve mit ihren Hochs und Tiefs feststellen möchtest, solltest Du dich einige Tage sorgfältig beobachten. Wann geht dir die Arbeit meistens gut von der Hand, wann fällt es dir besonders schwer? Hast Du deine Leistungshochs identifiziert, kannst Du die wichtigen und schwierigen Aufgaben in diese Zeit legen. Leistungstiefs dagegen eignen sich eher für einfache Routinetätigkeiten.

Die Formulierung der eigenen Möglichkeiten ist das A und O, um zeitoptimal ans Ziel zu kommen. Natürlich kann immer mal was dazwischen kommen, das den Zeitplan durcheinander bringt. Aber denke nicht so sehr an die Hindernisse, sondern an ihre Lösung. Schaff dir gezielt Freiräume: So gelingt dir ein entspanntes und effizientes Arbeiten.

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Lesetipp:

Mach Dein Ding!

Der Weg zu Glück und Erfolg im Job
(von Thilo Baum)

Thilo Baum zeigt, wie man seine persönliche Work Life Balance verbessert. Verbinden Sie Erfolg mit Freiheit, lösen Sie Blockaden und optimieren Sie Ihre Talente: Damit machen Sie sich unabhängiger von Chefs, Kollegen und Krisen.

Zufriedenheit im Beruf spielt für die meisten Menschen eine sehr große Rolle, und hat auch starke Auswirkungen auf Ihre Work Life Balance. Kein Wunder, wenn man überlegt, wie viel Zeit unseres Lebens wir mit Arbeit verbringen. Dabei sind zwei Drittel aller Arbeitnehmer laut Umfragen unzufrieden mit ihrem Job. Und die Hälfte würde am liebsten einen ganz anderen Beruf ergreifen.

Brechen Sie aus dem Heer der Gefrusteten aus! Selbstbestimmt arbeiten kann man als Angestellter genauso wie als Selbstständiger. Dafür muss man den Arbeitsmarkt analysieren, die eigenen Stärken kennen und marktfähig machen. Was kann ich? Was mag ich? Was sind meine verborgenen Talente? Und was davon brauchen andere? Es kommt darauf an, sich, sein Können und seine Work Life Balance neu zu positionieren.

Erschienen:

  • 2010 bei Stark Verlag/Hallbergmoos
  • 254 Seiten
  • Broschiert
  • ISBN: 3866684290
  • EAN: 9783866684294

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