Der heiße Draht – Vorauswahlgespräche am Telefon

Es klingelt und anstatt Mutti, Freundin oder ein Callcenter-Mitarbeiter meldet sich auf einmal der Ausbilder oder Personalchef des Unternehmens, bei dem du dich vor Kurzem beworben hast. Großartig! Aber gleichzeitig auch ziemlich erschreckend. Denn damit hast du nun wirklich nicht gerechnet. Vor lauter Aufregung wird dir heiß und kalt und du fängst an zu stottern. So machst du ganz bestimmt keinen guten Eindruck.

Vorauswahlgespräche am Telefon sind längst keine Neuheit mehr – außer für denjenigen, der von ihnen überrascht wird. Doch auch auf diese Bewerbungshürde kann man sich gut vorbereiten und so die generelle Unsicherheit vor und während des Telefoninterviews deutlich spürbar reduzieren.

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Wann und wo?

Wer in der Bewerbungsphase steckt, den kann ein Anruf ohne Vorwarnung zu jeder Zeit erreichen. Melde dich also in dieser Phase immer freundlich neutral (d.h. nicht genervt oder mit lauten Hintergrundgeräuschen) mit vollem Vor- und Nachnamen am Telefon und besprich deinen Anrufbeantworter bzw. deine Mailbox mit einer seriösen Ansage. In den meisten Fällen setzt man dich aber vorher in Kenntnis darüber, dass solch ein Vorauswahlgespräch erfolgen wird, in dem man dir ganz „spontan“ ein paar Fragen stellen möchte. Oder du wirst aufgefordert, dich zu einem genannten Zeitpunkt unter einer bestimmten Nummer zu melden. Eventuell noch mit einem Alternativtermin, aber wenn du dann nicht pünktlich zurückrufst oder keine Erklärung per Mail oder Telefon auf diese "nette Aufforderung" folgen lässt, wird dein Interesse als mangelhaft bewertet und du scheidest aus.

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Warum?

Telefoninterviews werden in Unternehmen immer beliebter bei der Entscheidung, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird und wer nicht. Das hat vor allem zwei Gründe: Zeit und Geld. Für das Unternehmen verringern sich die Kosten, gerade wenn zwischen dem Wohnort des Bewerbers und dem Firmensitz eine größere Entfernung liegt, oder wenn die Firma nur die Jobanwärter zum Gespräch einladen möchte, die am Telefon schon recht vielversprechend klangen. Um das Risiko einer falschen Auswahl zu verringern, können auf telefonischem Wege beispielsweise Lebenslaufdetails hinterfragt oder fachliche Kompetenzen überprüft werden. Eventuell möchte man sich auch ein Bild über die tatsächlich vorhandenen Fremdsprachenkenntnisse machen und führt das Gespräch zur Hälfte oder ganz auf Englisch, Französisch etc. Das passiert aber eigentlich nur, wenn die Sprachkenntnisse relevant für den Job sind. Aber auch dein Kenntnisstand zum Unternehmen kann Gegenstand einer Überprüfung werden. Gleichzeitig testet der Personalchef immer auch die Kommunikationsfähigkeit: Wie gut kannst du dich ausdrücken? Wie reagierst du auf diese unerwartete Situation?

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Die Rahmenbedingungen

Ist das Telefoninterview zu einem festen Termin vereinbart, kannst und solltest du es behandeln als wäre es ein ganz normales Vorstellungsgespräch. Darüber hinaus bist du aber sozusagen auch der Gastgeber und musst dich um geeignete äußerliche Gegebenheiten kümmern. Achte bei deinem Telefonat also auf eine ruhige Umgebung ohne Hintergrundgeräusche – also besser nicht am Hauptbahnhof oder im Café! Kleide dich ansprechend, denn mit Jogging-Anzug und Hauspuschen, zusammengesunken auf deinem Sofa, überträgt sich diese Lässigkeit mit Sicherheit auf das Gespräch und du wirst den Menschen am anderen Ende der Leitung wahrscheinlich nicht beeindrucken können.

Versuche aufrecht zu sitzen, oder besser noch – du stellst dich hin! Das gibt deiner Stimme Kraft und vermittelt einen dynamischen Eindruck. Kleidung und Körpersprache werden natürlich noch wichtiger, sollte das Gespräch über Skype geführt und durch eine Webcam erweitert werden. Wer hier technisch überfordert ist, organisiert sich vorab am besten ein wenig Unterstützung und startet dann einen Probelauf. Je eher desto besser, denn hier liegt die Zukunft der Vorauswahlgespräche.

Lege alle deine Bewerbungsunterlagen parat sowie ein Blatt mit den wichtigsten Stichpunkten (darunter auch der Name des Ansprechpartners, denn es kann ziemlich peinlich enden, wenn du ihn zwischendurch vergisst oder die Person womöglich falsch anredest). Schreibstift und Papier sollten also ebenfalls griffbereit liegen. Das gibt dir insbesondere Halt, wenn bestimmte Lebenslauf-Details besprochen werden. Außerdem verhinderst du auf diese Weise, zu stammeln oder wichtige Punkte zu vergessen. Es ist ebenfalls wichtig, dass du dir ausreichend Zeit für diese besondere Prüfungssituation nimmst. Gönne dir bereits vor dem Termin etwas Ruhe zur inneren Sammlung und auch nach dem Gespräch benötigst du etwas Zeit, um deine Notizen zu vervollständigen, bzw. um das Telefonat noch einmal Revue passieren zu lassen.

Tipp: Wirst du mit dem Anruf überrumpelt, darfst du ruhig um eine kurze Besinnungsphase bitten. Mit folgenden Sätzen gewinnst du etwas Zeit: „Ich verabschiede gerade meinen Nachbarn. Können wir in fünf Minuten telefonieren?“ oder „Ich passe gerade auf meine kleine Schwester auf. Wäre auch ein späteres Gespräch möglich?“

Schau dir dann noch einmal Anschreiben und Lebenslauf an, ruf dir das Firmen- und Stellenprofil in Erinnerung und überlege erneut, warum du optimal auf die ausgeschriebene Position passt.

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Inhaltliche Vorbereitung

Neben den äußeren Rahmenbedingungen, musst du dich natürlich auch inhaltlich vorbereiten. Dazu gehört eine gründliche Unternehmensrecherche (aktuelle Projekte, Marken, Zukunftsvisionen, Unternehmenskultur). Fast alles dazu findest du auf der Unternehmenswebsite, die mittlerweile bei vielen Firmen als der Dreh- und Angelpunkt für eine erfolgreiche Bewerber- und auch Azubi-Suche dient und teilweise sehr multimedial gestaltet wird (mit Videos, Podcasts, Vodcasts, virtuellen Rundgängen, Fotos, Mitarbeiterblogs etc.). Vielleicht kennst du ja jemanden, der in dem Unternehmen oder der Branche arbeitet? Wenn nicht, dann kann es sich lohnen, deine Kontakte auf Facebook, Xing oder LinkedIn zu durchforsten.

Des Weiteren solltest du den typischen Fragenkatalog durchgehen, der natürlich immer etwas variiert. Doch im Prinzip dreht sich alles um folgende essentielle Fragen:

  • Warum bewerben Sie sich bei uns?
  • Warum sind Sie für die Stelle der richtige Kandidat?
  • Welche Argumente sprechen für Sie?

Finde in jedem Fall plausible Antworten dazu.Auch eine ca. fünfminütige Selbstpräsentation auszuarbeiten, also einen Werbespot in eigener Sache, ist durchaus angebracht.

  • Was möchtest du vermitteln?
  • Wie lautet deine Botschaft?
  • Was wird gefordert und was hast du zu bieten?
  • Mit welchen Argumenten möchtest du überzeugen?

Bereite diese Punkte vor und du wirst sehen, es wird dir viel leichter fallen, deinem Gesprächspartner dein Anliegen präzise und überzeugend vermitteln zu können.

Neben Kompetenz und Leistungsmotivation wird vor allem auch deine Persönlichkeit auf den Prüfstand gestellt. Versuche also das Interesse deines Gegenübers zu wecken und freundlich, sympathisch und mit einer positiv optimistischen Haltung rüberzukommen.

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Die Gesprächsphasen

Jedes Telefoninterview besteht im Grunde aus drei Phasen: Einstieg, Hauptteil und Abschluss. Der Einstieg ist eigentlich nicht viel mehr als etwas Smalltalk. Daraufhin folgt ziemlich zügig der Hauptteil, in dem es – sehr allgemein gesprochen – um deinen ausbildungstechnischen und/oder beruflichen Werdegang im Bezug zur freien Stelle geht. Darunter fallen deine aktuellen Lern- oder Arbeitsschwerpunkte, besondere Spezialisierungen, Erfahrungen mit bestimmten Aufgaben, zukünftige Perspektiven sowie dein Lebenslauf und eventuell vorhandene Lücken darin. Beispielfragen wären:

  • Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus (denke dabei ruhig an deine Praktika)?
  • Welche schulischen/ fachlichen Kenntnisse/ Kompetenzen haben Sie in der Vergangenheit einsetzen können und welche Erfolge haben Sie damit erzielt?
  • Wie kam es zu Ihrer Studienwahl/ Abschlussarbeit etc.?
  • Warum haben Sie dieses und jenes Praktikum absolviert?

Aber auch du darfst Fragen stellen und solltest das sogar tun, denn mit den richtigen Fragen betonst du noch einmal dein reges Interesse an dem Job. Erstelle daher für das Bewerbungstelefonat einen schriftlichen Fragenkatalog mit drei bis vier Fragen. Dabei sollte es sich weder um geschlossene Fragen handeln, auf die dein Gesprächspartner nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann, noch um „Warum“- oder Suggestivfragen. Diese können leicht unhöflich und aufdringlich wirken. Wie sähe der Joballtag aus? Wie hoch ist die Chance nach der Ausbildung übernommen zu werden? Nimm den Anrufer aber nicht ins „Kreuzverhör“, indem du eine Frage nach der anderen abfeuerst.

Sorge während des gesamten Telefonats von deiner Seite aus für eine gute Gesprächsatmosphäre. Konzentriere dich, zeige Präsenz, ohne dabei das Zuhören zu vergessen und lass dein Gegenüber ausreden. Sprich deutlich und in einem angemessenen Tempo. Frage bei Unsicherheiten ruhig nach, ob du diesen oder jenen Punkt richtig verstanden hast. Versuche, je nach Situation, weder zu kurz, noch zu lang, zu vorlaut oder schüchtern zu antworten. Es gilt, die Dinge prägnant und glaubwürdig auf den Punkt zu bringen und gleichzeitig auch das Telefonat lebendig am Laufen zu halten.

Gegen Ende des Gesprächs sollten alle organisatorische Aspekte geklärt werden: Wie geht der Auswahlprozess weiter? Wann ist mit einer Entscheidung zu rechnen? Bitte an dieser Stelle ganz höflich um klare Auskünfte. Zum Abschluss ist es wichtig, sich für das Telefonat zu bedanken und höflich zu verabschieden. Dann heißt es leider erst einmal abwarten und die Zeit für weitere Bewerbungen zu nutzen.

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Telefonfieber

Trotz guter Vorbereitung, bist du immer noch aufgeregt, wenn du an das bevorstehende Telefonat denkst? Das ist ganz normal, denn schließlich handelt sich auch hierbei um eine Prüfungssituation. Versuch, dich nicht zu sehr unter Druck zu setzen. Kleinere Fehler sind ohnehin unvermeidbar. Bei besonderer Nervosität schadet es jedoch nicht, deine Anspannung im Telefonat kurz zu thematisieren. Das gibt deinem Gesprächspartner die Gelegenheit, etwas Rücksicht zu nehmen.

Lass dich durch das etwas andere Medium nicht verunsichern. Wenn dir das Telefonieren an sich schwerfällt, ruf häufiger mal deine Freunde an und übe mit ihnen das telefonische Bewerbungsgespräch. Du wirst sehen: Je öfter du dich in diese Situation begibst, desto leichter wir es dir fallen, dich darin zurechtzufinden.

Denk immer daran: Das Vorauswahlgespräch ist nicht als Strafe gedacht, sondern bietet auch viele Vorteile und Chancen für dich als Bewerber. Hier kannst du deine Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit unter Beweis stellen, den roten Faden deines Lebenslaufs noch verständlicher vermitteln und natürlich viel offensiver für dich werben, als mit der schriftlichen Bewerbung.

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